За последние годы на рынке средств управления информацией выделилось несколько направлений: личные информационные системы (ЛИС, personal information manager - PIM) для тех, кто пытается воспроизвести опыт использования книжек-ежедневников; системы учета деловых контактов для лиц, чья работа строится на использовании телефона и рассылке корреспонденции; гибриды этих двух типов, а также свободные формы для ведения заметок тем, кто хочет лишь избавиться от бумаг, загромождающих столы. теперь ЛИС способны работать на уровне групп, системы управления деловыми контактами могут управлять расписанием, а большинство изделий позволяют совместно использовать календарь всей рабочей группе.

В конце концов, ваш стиль работы продиктует вам выбор информационной системы. Программное обеспечение не должно вынуждать вас менять свои рабочие привычки. Среди существующего ассортимента ЛИС, возможно выбрать такую программу, работа которой в наибольшей степени близка вам, и такую, которая способна успешно импортировать любые имеющиеся у вас данные. Выполнив эти два пункта, вы продвинетесь далеко вперед по пути организации продуктивной работы.

+ Отличные средства Internet уверенно занимают первое место в списке новых возможностей. Некоторые пакеты ЛИС позволяют синхронизировать планы и передавать информацию о контактах через Internet. Ожидается, что это станет стандартной функцией для следующего поколения информационных систем.

+ Возможность разместить на экране массу полезных сведений , не перегружая его лишними деталями.

+ Простота и удобство обращения с личной информацией, сведениями о контактах и встречах благодаря привлекательному и интуитивно понятному интерфейсу..

- Недостатки у каждого из продуктов разные, и подробнее будут рассмотрены позднее на конкретных примерах.

Можно оценить способность программных продуктов управлять всеми видами данных, с которыми могут столкнуться пользователи, в том числе осуществлять традиционное управление деловыми контактами и работу с расписанием, а также управление проектами (задачами) и любой другой произвольной информацией, отслеживамой по их желанию.

Помимо работы с информацией о контактах пользователи должны планировать свое время. В оценке расписание и планирование отражаются возможности, доступные отдельному пользователю: способность добавлять, изменять и удалять независимые и взаимосвязанные встречи, различные типы вывода календарной информации и связи между расписанием и контактной базой данных.

В категории управление задачами учитывается способность сортировать задачи согласно приоритетам и контролировать выполнение таких задач, как телефонные звонки и другие дела. В этой оценке также отражается управление целыми проектами, состоящими из нескольких задач, встреч и деловых контактов, и организация связей между задачами и другими модулями программ, например, расписанием и контактной базой данных.

Большинству пользователей также необходимо учитывать блоки произвольной информации, не относящиеся к конкретному человеку или проекту. Мы исследовали способность программ удовлетворять эту потребность при выполнении задач управления информацией - категория организация информации. Рассматривались такие средства, как схемы (outliners) для ввода и организации данных и возможность настройки баз данных путем введения специфических полей, которые отражают привычный для пользователя метод организации данных.

Для достижения эффективности групповой работы программа должна надежно обеспечивать безопасность, позволяя использовать часть информации совместно и в то же время сохраняя другие данные как недоступные для групп. Учтем использование программой средств электронной почты, как встроенных, так и внешних, и ее способность играть роль группового планировщика встреч и задач.

Наконец, оценивается возможности программы в дистанционном управлении, в том числе способность обмениваться данными с одной или несколькими отдельными базами данных и умение работать с поднабором главной базы.

Одно из самых привлекательных свойств Info Accelerator - возможность этой программы встраиваться в большинство популярных текстовых процессоров для Windows. Программа работает с Word for Windows 2.0 и более поздними версиями, с Word Pro и любой версией Word Perfect for Windows. Ну и конечно, Info Accelerator превосходно функционирует как в Windows 3.x, так и в Windows 95.

Что же именно делает программа Info Accelerator в вашем текстовом процессоре? Предположим, нужно послать письма шести клиентам, с которыми вы работали в прошлом году. Один щелчок мышью - и появляется всплывающее окно телефонного справочника. Еще пара щелчков, и перед вами список клиентов. Еще несколько щелчков, и - ура! - в письма вставлены имена, адреса, приветствия, и можно творить. Так же просто распечатать конверты или этикетки. То же самое можно проделать с факсами или бланками. Любой кусочек данных из программы Info Accelerator можно скопировать в документ текстового процессора с такой же легкостью, как выбрать шрифт.

Кроме того в Info Accelerator есть календарь. Он поддерживает функции ежедневника со списком встреч и событий и напоминает о них сигналами. Благодаря телефонной книге и календарю имеется возможность отслеживать дела с клиентами, производить телефонные звонки (с регистрацией как голосовых сообщений, так и факсов) и распечатывать список ежедневных дел и встреч.

Нужно, однако, сказать, что этой программе не помешало бы иметь хорошую контекстно-зависимую подсказку. Она, конечно, есть, но ее сведений недостаточно, да и вызвать подсказку можно не из любого места Info Accelerator.

КОРОТКО О ПРОДУКТЕ

Личная информационная система (ЛИС). Программа автоматически встраивается в большинство популярных текстовых процессоров для Windows

Функция планирования, имеющаяся в пакете Ascend, слаба: вместо того чтобы вводить подробности о встречах во всеобъемлющем диалоговом окне, некоторые данные заносятся непосредственно в сетку плана, а остальные в диалоговые окна. Возможности сигнализации минимальны.

В программе имеется встроенная система электронной почты и кое-какие функции группового планирования. Дистанционная синхронизация пока недоступна.

Цена Ascend привлекательна, этот пакет хороший электронный помощник для пользователей Franklin Day Planner. Но если нужны исключительная настраиваемость и надежные функции, существуют лучшие варианты выбора.

Предполагаемая реальная розничная цена: 99 долл.

Требуемые ресурсы: ПК на базе процессора 386 или более мощного, 4-Мбайт ОЗУ, 8 Мбайт на жестком диске, Microsoft Windows версии 3.1 или более поздней.

Rex Pro PC Card Organizer - компактная личная информационная система (ЛИС), в разработке которой участвовали Citizen, Starfish и Franklin Electronic Publishers. Ввод данных - главное новшество второго поколения устройств.

Будучи размером с кредитную карточку и имея массу всего 400 г, Rex Pro занимает в ноутбуке лишь одно гнездо PC Card Type II, но содержит при этом программу TrueSync для связи с настольным компьютером и TrueSync Plus для прямой синхронизации с Lotus Organizer, Microsoft Outlook, Microsoft Schedule+, Symantec Act или ЛИС фирмы SideKick. В поставку входит док-станция для синхронизации с настольным ПК через последовательный порт, а также кожаный чехол для переноски.

Новая модель Franklin обладает ОЗУ емкостью 512 Кбайт, что удвоило емкость хранения по сравнению с прежней версией, доведя ее до 6000 записей.

Пользовательский интерфейс - это простой ЖК-дисплей и шесть кнопок для навигации, позволяющих сразу вызвать любую из прикладных программ: имена, адреса, телефонные номера, встречи, заметки и записи типа "что сделать". Достаточно просто вставить это средство оргтехники в гнездо PC Card, и будет мгновенно проведена синхронизация данных. Кроме того, у модели Franklin есть часы местного и всемирного времени с сигналами, так что пользователь может легко перевести свои встречи на местный часовой пояс.

Питание устройства обеспечивают две литиевые батареи (одна из них резервная), которых хватает на полгода нормальной работы. Для док-станции (при подключении к настольному ПК) требуются три батареи типа AAA, которые тоже прилагаются.

В пакете ECCO Pro компании NetManage удачно сбалансировано управление как структурированной, так и неструктурированной информацией. В версии 3.0 появились новые возможности по организации учета деловых контактов, связи с другими программами и Internet, а также превосходные средства групповой работы. Всесторонняя настраиваемость ECCO превращает его в прекрасное изделие.

ECCO располагает исключительными возможностями планирования. Можно "перетащить" мышью имя из PhoneBook и "опустить" его на сетку расписания, чтобы запланировать встречу, или оставить его несвязанным. Щелчок клавишей мыши по левой части описания события открывает свободно перемещаемое окно планирования, которое позволяет еще больше конкретизировать событие путем настройки предупредительных сигналов, обозначения его как повторяющегося и так далее. Процедуры настройки и варианты вывода расписаний на печать тщательно продуманы.

 С помощью Folders (Папок) ECCO можно осуществлять перекрестное связывание большинства элементов ECCO друг с другом и рассматривать взаимные пересечения в базе данных с многочисленных точек зрения.

Необычная структура программы ECCO может потребовать некоторого времени для восприятия, но ее четкий интерфейс и рациональная навигационная структура помогают сократить срок обучения. Эффективное сочетание структур и средств управления делают пакет ECCO Pro 3.0 одной из лучших выпускающихся сейчас информационных систем.

 Соответствие решаемой задаче:

ECCO Pro 3.0

Цена, рекомендуемая изготовителем: 139 долл.

Требуемые ресурсы: ПК на базе процессора 386 или более мощного, 4-Мбайт ОЗУ, 6 Мбайт на жестком диске, Microsoft Windows версии 3.1 или более поздней.

GoldMine выделяется при обработке больших, насыщенных информацией баз данных о контактах. Кроме того, она обладает широчайшими возможностями настройки, а новые диалоговые окна с закладками и полями помогают ей не перегружать пользователей лишними сведениями.

Применяя знакомый по Windows 95 формат диалогов с закладками, разработчики GoldMine обеспечивали согласованность операций по разбиению и объединению информации о деловых контактах, в то же время не позволяя интерфейсу стать слишком сложным. К тому же в GoldMine входят и более мощные средства, такие как группировка и фильтрация контактной информации. Оба этих инструмента помогают эффективно справляться с обработкой очень большого списка деловых контактов.

Компания GoldMine Software расширила возможности системы благодаря средствам управления электронной почтой Internet, связывания сообщений с записями о знакомствах и синхронизацией контактных баз данных через Internet.

Модуль расписания GoldMine, хотя и не так гибок, как у изделий типа Lotus Organizer, специализирующихся на планировании, предоставляет все важные возможности: множественные представления, средства сигнализации, работу с механизмом drag-and-drop, повторяющиеся события и, что самое существенное, тесную интеграцию с групповым планированием. Можно просто посылать приглашения на совещания или ставить задачи и использовать средства управления электронной почтой GoldMine.

В качестве изделия для рабочей группы GoldMine - первая система управления деловыми контактами, которая не только посылает и получает через Internet сообщения электронной почты, но и использует эту сеть для синхронизации данных. В GoldMine также появилось средство для передачи сообщений на пейджеры, а средства телефонии стандартизированы согласно протоколу TAPI. Все это в сочетании с существующими средствами работы с электронной почтой, факсом и сетями превращает GoldMine в надежный коммуникационный центр.

Соответствие решаемой задаче:

GoldMine for Windows 95

Цена, рекомендуемая изготовителем: 295 долл.

Требуемые ресурсы: ПК на базе процессора 386 или более мощного, 6-Мбайт ОЗУ, 8 Мбайт на жестком диске, Microsoft Windows 95.

Имитация формата ежедневника - идея уже не новая, но фирма Lotus Development Corp. продолжает делать Organizer более изящным и улучшать метафору, принесшую ему популярность. Многие пользователи немедленно признают пакет Lotus Organizer 2. полезным и многофункциональным.

Странички с закладками экранного ежедневника отводят деловым контактам второстепенную роль и выделяют использование связей между элементами. Связи в Organizer реализованы лучше, чем во многих программах, по крайней мере, с точки зрения навигации в "море" информации. В нем имеются большинство типичных функций учета деловых контактов, например, набор телефонных номеров, поиск и обеспечение безопасности данных. Для организации своих собственных проектов или сбора информации можно создавать новые закладки. Но в отличие, например, от GoldMine он позволяет немногое при расширении или настройке информационных полей.

Organizer обеспечивает работу с групповой информацией по двум направлениям: при обобществлении данных и планировании. Для совместного использования данных можно просто создавать закладки, куда отбирается информация (о деловых контактах, из списков дел или заметок) из любого сетевого файла Organizer, к которому разрешен доступ. Для группового планирования в Organizer используется отдельная программа - Sheduling Agent, результаты работы которой получаются в довольно сложной форме, но ее можно интегрировать с Lotus Notes или cc:Mail. Подобно программе Shedule+ она может оптимизировать планирование времени.

Соответствие решаемой задаче:

Lotus Organizer 2.1

Цена, рекомендуемая изготовителем: 99 долл.

Требуемые ресурсы: ПК на базе процессора 386 или более мощного, 4-Мбайт ОЗУ, 8 Мбайт на жестком диске, Microsoft Windows версии 3.1 или более поздней.